Afdelingsmøde
Før afdelingsmødet:
Dato samt sted for mødets afholdelse aftales med administrationen i forhold til om der ønskes hjælp til mødet i forbindelse med gennemgang af budget og regnskab.
Besked til sekretariatet, hvis der ønskes noget specielt på dagsordenen – f.eks, hvem der er på valg eller lign. – 1. indkaldelse udsendes ca. 4 uger før mødet og revideret indkaldelse med bilag udsendes 1 uge før mødet.
Fakta-ark sendes pr. mail til afdelingsformænd til brug for notering af bestyrelsesmedlemmers navn, adr., mail, tlf. samt om år for valg og om de er valgt for 1 eller 2 år samt notering af om forslag er blevet vedtaget eller ej?
Indsendelse af evt. modtagne forslag fra afdelingens beboere til administrationen, så disse kan komme med på den reviderede indkaldelse – vær opmærksom på at frist for indsendelse af forslag til afdelingsmødet er 14 dage før mødet.
Bestilling af beboerlister samt stemmesedler ved administrationen, hvis dette bruges i afdelingen.
Hvis der er tilmelding til mødet samles disse og evt. forplejning (mad og drikkevarer) bestilles/indkøbes.
Mødelokalet gøres klar – bordopstilling, opdækning, kaffebrygning mv.
Under afdelingsmødet:
(Se forretningsorden, som udsendes sammen med revideret dagsorden).